Quem nunca começou a trabalhar numa instituição e se sentiu um bocado perdido no início? Sabemos que há um período de adaptação, é verdade, mas o processo seria muito mais rápido e eficiente se a empresa possuísse um manual de acolhimento.
O manual de acolhimento é um instrumento de comunicação interna que facilita a integração dos novos elementos da equipa. Nele pode conter, por exemplo, uma mensagem de boas-vindas, a história da organização, a apresentação da organização com a missão, visão, valores, organograma, descritivo de funções, departamentos e serviços, medidas de prevenção e proteção, perspetiva de carreira e formação.
Na verdade, a construção do manual de acolhimento é bastante trabalhosa, pois deve estar descrito detalhadamente: o que deve ser feito, como, onde, quando, quem e porque é feito, no entanto, o resultado é bastante positivo. Vejamos então 7 benefícios de ter um manual de acolhimento:
1 - Fornecer uma fonte de informação importante para novos e antigos colaboradores
O colaborador que acabou de chegar à empresa, ao receber o manual de acolhimento conhece a sua história, quem são as suas chefias (ou subordinados) diretos, têm a descrição das suas funções instruindo o que deve ser feito, como, a quem reportar. Já o colaborador mais antigo, pode sempre consultar caso surja alguma dúvida.
2 - Dar a conhecer a história da organização
É importante que os colaboradores conheçam a história da organização para a qual estão a trabalhar, entendam como chegaram até onde estão e quais são os objetivos futuros. Todos temos história e é importante fazer com que entendam quando, como e por quem a empresa foi criada e quais são as principais áreas de atuação da mesma.
3 - Possibilitar aos colaboradores melhor visão do seu papel na organização
Quando se conhece a história da organização para a qual se trabalha e se conhece o descritivo das suas tarefas e funções, o colaborar tem melhor percepção global do que é a empresa e qual é o seu papel dentro da organização. Darei um exemplo prático, a Alento foi contratada pela Fábrica Casaco Fofo (nome fictício), que produz casacos, para criar um manual de acolhimento, o trabalho foi feito e distribuído por todos os colaboradores. Nas fábricas existem muitos processos a serem cumpridos antes das peças serem vendidas. A Joana foi contratada como revisora de tecidos, sendo uma das suas tarefas cortar as linhas excedentes nas peças costuradas, esta é a sua primeira experiência laboral. Com o manual de acolhimento a Joana não só ficou a conhecer a história da empresa, como a descrição da função que teria que desempenhar e qual o impacto do seu trabalho na linha de montagem e na organização.
4 - Evitar conflitos e equívocos
Quanto pode custar à organização um orçamento muito abaixo do valor praticado? Erros existem, da microempresa às multinacionais, no entanto com a descrição detalhada das tarefas e funções de todos na organização, quem deve fazer o quê e como, conseguimos evitar certos conflitos e equívocos que podem vir a acontecer. Como, por exemplo, “saber onde consultar a tabela de orçamento atualizada”, que ao (re)conhecer qual o nosso papel (e o do colega) a probabilidade de cometer certos erros ou criar conflitos é menor.
5 - Facilitar a adequação, coerência e continuidade nas normas e procedimentos
Com o manual fica registado um padrão que deve ser seguido, que se espera que seja cumprido de acordo com as normas e os procedimentos estabelecidas, com o intuito de manter a qualidade no produto ou no serviço. Imagine se na fábrica que a Joana (nosso exemplo) trabalha não existisse um processo padrão dos procedimentos... iria ser no mínimo um caos! Cada um iria fazer da maneira que lhe fizesse sentido, mas nem sempre o processo é o mais rápido ou eficiente. Por isso, para quem está a chegar à empresa e para quem já “é de casa” um manual para consulta onde consta a existência de coerência e continuidade nas normas e procedimentos é importante.
6 - Restringir a prática da improvisação
Existem certos momentos em que não há espaço para improvisar, existem procedimentos a serem cumpridos. Como por exemplo num serviço de telecomunicações, quando liga para alguma dessas empresas o funcionário que atende tem sempre uma mensagem padrão, não dá para improvisar a própria “saudação”. São procedimentos que provavelmente foram testados e comprovada a eficácia, sendo repassados a todos (ao menos deveria ser assim).
7 - Colaborar para o crescimento da eficiência e da eficácia dos trabalhos
Ao seguir as normas, recomendações e procedimentos descritos no manual de acolhimento o colaborador acaba por ajudar no crescimento da eficácia e eficiência. Vou dar mais um exemplo, ao fazer o descritivo de funções a consultora percebeu que a Joana demorava muito mais tempo que a colega dela. A consultora observou e conversou com a Lúcia para perceber como ela cortava. Esta descrição foi inserida no manual e entregue a toda a equipa. Ao cortar os fios como descrito no manual aumentamos a eficiência e eficácia do trabalho apresentado, aumentando a produção e diminuindo os custos no tempo despendido.
O manual de acolhimento muitas vezes é visto como um calhamaço que o funcionário recebe ao entrar na empresa e que nunca será lido. Temos que mudar esta percepção! O manual é um instrumento eficiente de comunicação, não é estático, muito pelo contrário, tem de ser atualizado e adaptado, por isso será sempre um instrumento em construção, que pode ser feito em formato digital que facilita a atualização e diminui os custos.
É claro que o manual de acolhimento não vai ter a solução para todos os problemas que surgirem, mas será um ponto de referência útil para solucioná-los.
Se quer construir um Manual de Acolhimento que mereça o título metafórico de “Bíblia” dos seus trabalhadores contacte-nos.
