Está pronto para aumentar a sua produtividade em 2020?

Os profissionais com uma alta capacidade de desempenho, segundo especialistas na área da produtividade, são os que apresentam uma excelente capacidade de gestão de tarefas e prioridades.

Para alavancar a sua performance o primeiro passo é entender a forma como você gere o seu tempo e, para isso, convido a refletir sobre quatro questões:

Como normalmente você inicia o seu dia? Existe algum tipo de ritual que você realiza a partir do momento em que acorda, até quando inicia o seu dia de trabalho? Como você organiza as suas demandas? Utiliza alguma ferramenta ou tecnologia para organizar as suas atividades?

Uma excelente estratégia para mapear a forma como você utiliza o seu tempo é registrar, durante uma semana consecutiva, todas as atividades que você realiza e quanto tempo você disponibiliza para cada uma elas. De acordo com Christian Barbosa, Fundador da TriadPS e Especialista em Produtividade, esse mapeamento pode ser feito em um caderno de forma manual, ou até mesmo em uma planilha de Excel. Apesar de ser uma tarefa trabalhosa, é extremamente útil para criar consciência da forma como você gere os seus recursos e sua rotina, além de ajudar a ter clareza do volume e da variedade de tarefas que realiza no trabalho. Segundo Christian, o resultado deste mapeamento muitas vezes gera um “choque de realidade”, que pode ser positivo – quando as pessoas realmente se dão conta que possuem um alto grau de compromisso e de performance, ou negativo – quando as pessoas fazem muitas atividades e efetivamente geram poucos resultados para a empresa.

A partir disso, o próximo passo consiste em identificar as oportunidades de melhoria que podem ser implementadas na rotina. Existem diversos questionários e ferramentas disponíveis no mercado que podem ser aplicados para diagnosticar esse tipo de informação. Na formação em Gestão do Tempo promovida pela Alento, utiliza-se a Avaliação de Performance da Pesquisadora Rosa Krausz, cujo objetivo é mapear a performance do profissional com base nos 16 desperdiçadores de tempo mais comuns no trabalho. Esse questionário é aplicado previamente à formação, o que garante duas vantagens competitivas: para o participante, ter acesso a um relatório com resultado fidedigno sobre a sua performance - o que garante mais assertividade na definição das ações do plano de desenvolvimento; e para o formador, personalizar o conteúdo e a abordagem da formação de acordo com as necessidades específicas da turma.

Essa solução também pode ser aplicada a um setor, departamento, ou até mesmo a um grupo de profissionais de uma determinada organização. Um dos benefícios dessa ferramenta é que os indicadores são transversais a todos os tipos de negócios, porque avaliam as seguintes dimensões: administração por crise; capacidade de dizer não; comunicação; concentração; delegação; delegação “para cima”; diagnóstico de problemas; estabelecimento de prioridades; flexibilidade no trabalho; objetivos pessoais; organização pessoal e autodisciplina no trabalho; perfeccionismo; planeamento do tempo; tomada de decisões; uso do telefone e utilização dos níveis de capacidade do uso do tempo. Todas as dimensões possuem um caráter comportamental, ou seja, permite que o profissional tenha controlo para modificar.

Muitas vezes as organizações disponibilizam soluções cujo propósito é auxiliar os colaboradores em determinadas tarefas e processos, porém o desempenho da equipa continua aquém das expetativas. Por que isso acontece? A resposta é simples: o aumento da produtividade também está relacionado com o mindset da equipa, ou seja, a atitude mental que reflete a forma como nos comportamos e encaramos o nosso tempo. A Psicóloga Carol Dweck, da Universidade de Stanford, é uma grande referência nessa área. Nas suas pesquisas, Dweck descobriu que existem dois tipos de mindset: o fixo e o de crescimento.