Todos nós, no nosso dia a dia, sentimos necessidade de gerir o nosso tempo de maneira a conseguirmos conciliar, com qualidade, a vida pessoal e profissional e, assim, termos uma vida positiva e sofrermos menos com níveis de stress demasiado elevados. No entanto, a vida frenética que a sociedade nos impõe, normalmente dá-nos pouca oportunidade para encarar o tempo como o recurso precioso e insubstituível que é e, nem sempre paramos para pensar nas escolhas e prioridades que podemos definir.
A IMPORTÂNCIA DE UMA GESTÃO DE TEMPO EFICAZ
Como uma grande parte das pessoas experimenta dificuldades na Gestão do seu Tempo, sabemos que a maior exigência está na importância que assume fazer um bom aproveitamento do tempo (eficiência) para se atingir objetivos e resultados (eficácia). Se para algumas pessoas 24h do dia servem para fazer muitas coisas, terminando o dia com sentimentos positivos, outras pessoas sentem que as mesmas horas não chegam para tudo o que têm previsto ou gostariam de fazer.
Conseguimos facilmente perceber que existem vantagens claras de uma gestão eficaz do tempo, uma vez que passamos a ser capazes de: 1) aumentar a produtividade no trabalho; 2) atingir, mais facilmente, as metas e objetivos traçados e cumprir prazos; 3) aproveitar e abraçar mais oportunidades; 4) beneficiar de um maior reconhecimento dos outros. Uma outra vantagem muito relevante, já mencionada, é 5) fazer tudo com mais qualidade, sentindo menos stress.
COMO COMEÇAR?
Para que tudo isto se torne mais fácil de concretizar é fundamental a tomada de consciência e autoconhecimento relativamente aos hábitos e comportamentos que desenvolvemos que podem ser alvo de melhoria. Não obstante, apenas a perceção de que precisamos mudar, não é suficiente para o fazermos. Todos já experimentamos a sensação de adiar indefinidamente algo que é positivo para nós e que sabemos que nos fará bem. Para haver uma mudança efetiva é necessário conhecer e adquirir conhecimentos e ferramentas que poderão tornar este processo mais simples e produtivo.
DICAS PARA UMA GESTÃO DE TEMPO EFICAZ
Algumas das dicas que vos quero deixar estão baseadas na definição de prioridades que é um dos fatores cruciais na Gestão de Tempo. Para conseguir priorizar e gerir melhor o seu tempo deve:
Escreva os seus objetivos de curto, médio e longo prazo
Procure escrever todos os aspetos que mais valoriza e são relevantes para si. A vida envolve muito mais aspetos para além do trabalho e a gestão de tempo deve incluí-los também, para que sinta que tem uma vida equilibrada e que o realiza. Se não escrever, nem sempre consegue visualizar tudo o que tem em mente, se são exequíveis e, quando são a mais, quais os que poderá abdicar, por não serem urgentes.
Dedique algum tempo a pensar nos seus objetivos e metas, tendo em conta os vários papéis que desempenha e as suas várias áreas de vida. As metas de curto e médio prazo devem estar relacionadas com os seus objetivos a longo prazo.
Planeie, numa agenda, as tarefas e compromissos mais relevantes do seu dia ou semana
Planear e organizar são aspetos determinantes para conseguir cumprir os seus objetivos, por isso, tenha uma agenda em que separa as várias atividades do seu dia, tendo em consideração a sua prioridade, tempo de execução e melhor altura do dia para as realizar. Lembre-se de que pode alterar as tarefas, já os compromissos (ex.: reunião com cliente) não são recomendados. Pode fazer um planeamento a pensar na sua semana para ter uma visão mais global.
Não desvalorize as pausas e as áreas da sua vida além do trabalho
Para estarmos bem de uma forma geral, é fundamental o equilíbrio entre a vida pessoal e profissional - na perspetiva cada vez mais falada do life design -, pelo que deve sempre planear o seu dia e semana incluindo tempos para as atividades que mais gosta e em que se sente bem em fazer (ex.: tempo para estar com a família e amigos, exercício físico, ler, etc.). O mesmo se aplica a incluir os tempos para pausas (ex.: um café, uma caminhada, uma conversa mais descontraída com um amigo ou colega). Não é pouco comum entender as pausas como perda de tempo, mas estas, pelo contrário, podem ser uma fonte de energia, motivação, permitindo aumentar a concentração, criatividade e produtividade.
Faça o controlo da eficácia do seu planeamento e adapte-se
O controlo do sucesso das estratégias que foi adotando ao longo do tempo e do progresso que foi fazendo é essencial, reservando, no final do dia ou da semana, uma avaliação e revisão do que correu bem e menos bem, por forma a adaptar-se e fazer as correções e adaptações necessárias.
Perceba quanto tempo perde com atividades que não são urgentes nem importantes para si
Todos temos consciência de que fazemos coisas todos os dias que nos consomem muito tempo, que o distraem do essencial e que são perfeitamente evitáveis – os chamados consumidores de tempo. Para gerir melhor o seu tempo, tem de os identificar e organizar e, até, limitar o tempo que lhes dedica. Isto vai permitir-lhe concentrar-se e focar-se nas suas prioridades e ganhar tempo para outras coisas que realmente gosta e quer fazer. Alguns exemplos são a consulta constante do telemóvel e das redes sociais; o tempo a vaguear na internet e a verificação da caixa de e-mail, entre outras coisas. Defina um tempo para essas atividades e seja rigoroso.
UM TRABALHO CONTÍNUO
Estas são apenas algumas dicas que pretendem dar-lhe uma visão do que pode mudar e fazer diferente, sobretudo no sentido de distinguir o que é mais importante para si do que não é. Apesar da sua utilidade e relevância é fundamental perceber que por mais que queiramos, os nossos hábitos e comportamentos adquiridos - há muito -, levam tempo a mudar e exigem treino, flexibilidade e paciência.
O resultado estará sempre dependente das suas ações no dia a dia, que devem estar orientadas para os seus objetivos e por forma a explorar e aproveitar todo o seu potencial e a aproveitar tudo que o rodeia.
Sendo este um tema tão abrangente, voltaremos a ele em próximos artigos, sobretudo para perceber como a Gestão de Tempo tem impacto na Gestão do Stress no nosso quotidiano.
Conheça a formação de Gestão de Tempo e Stress onde vai obter ferramentas para uma boa e eficaz Gestão de Tempo e Stress, de forma a conseguir alcançar uma maior produtividade, construir boas relações interpessoais e ter sucesso ao lidar com os desafios do seu dia a dia profissional e pessoal.
Especialista em Psicologia Vocacional e Desenvolvimento de Carreira
Acredito que todos os percursos devem ser feitos com entrega, determinação e autenticidade. Assim, no meu trabalho, a Orientação Vocacional é uma ferramenta essencial para tomar decisões mais acertadas e ajustadas àquilo que quer fazer e, sobretudo, ao que quer ser no futuro.