No último artigo compartilhei o meu conhecimento e experiência sobre o que é um Programa de Incentivos, a sua importância e quais os benefícios gerados para as organizações. Agora chegou a hora de entender o que fazer e como lá chegar. Está na altura de colocar a mão na massa!
Uma coisa é certa: oferecer muitos benefícios sem planeamento prévio e sem ter em consideração o perfil da empresa e o perfil dos colaboradores não atingirá o resultado esperado. É preciso conhecer profundamente a cultura organizacional da empresa, para avaliar as necessidades da equipa e da organização em conjunto.
Para facilitar o entendimento do processo, vou listar 9 passos fundamentais para iniciar a criação de uma Política de Incentivos que se adeque às necessidades do seu negócio. Confira abaixo:
1 - Identifique o perfil organizacional
Neste primeiro momento devemos olhar cuidadosamente para dois fatores importantes: a cultura da empresa e o perfil de idade dos colaboradores.
Cultura da Empresa
Como é que gostaria que a sua empresa fosse vista, tanto pelos seus colaboradores, como pelo mercado? Quais os valores e a missão do seu negócio? Qual a mensagem que transmite aos seus clientes e à sua equipa na entrega dos serviços ou produtos?
Estas são, apenas, algumas questões que ajudam a definir o perfil do negócio para que se possa criar um Programa de Incentivos alinhado com a personalidade da empresa. Por exemplo, podemos citar as Start-Ups, que geralmente priorizam inovação e, consequentemente, oferecem às suas pessoas um programa de incentivos mais moderno e flexível.
Perfil de Idade
A idade dos trabalhadores também influencia diretamente na escolha adequada de um pacote de incentivos, pois gerações diferentes são motivadas por fatores distintos. Grande parte das empresas, pequenas ou grandes, por norma, contam com pessoas de idades diferentes nas suas equipas.
A geração de Baby Boomers (nascidos entre 1946 e 1964), geralmente, são os mais experientes e mais tradicionais e ainda valorizam benefícios já consolidados, que tragam maior segurança para disfrutar na aposentadoria. Entre eles podemos citar um bom salário e um plano de saúde de qualidade.
A geração X (nascidos entre 1965 e 1980), geralmente priorizam o equilíbrio entre a vida pessoal e a vida profissional e, por isso, valorizam benefícios como a possibilidade de trabalhar num modelo home office, horários flexíveis, dias extras de férias e jornada reduzida, por exemplo.
Já os Millenials ou Geração Y (nascidos entre 1981 e 1995), são reconhecidos pelo seu espírito empreendedor, preocupação constante com o bem-estar físico e mental e alta afinidade com a tecnologia. Por isso, valorizam benefícios como o investimento constante em formação, cuidados pessoais e horários flexíveis que lhes permitam gerir o seu tempo para desenvolvimento pessoal.
Pode parecer complexo conciliar tantas diferenças entre os diversos grupos, mas, no caso de uma empresa média ou grande, uma boa opção é a flexibilização de benefícios entre os colaboradores. Criar grupos internos pequenos, de acordo com os seus interesses e oferecer incentivos que realmente façam a diferença para cada um desses grupos. No caso de empresas menores o mais indicado é optar por um Pacote de Incentivos que seja do interesse da grande maioria das pessoas, como, por exemplo, um bom plano de saúde, um vale alimentação, sistema de premiações por desempenho, horários flexíveis, entre outros. Por isso fazer uma pesquisa prévia com os colaboradores (Passo 3) é de extrema importância.
2 - Analise o orçamento disponível para dedicar ao Programa de Incentivos
É de vital importância avaliar a situação financeira da empresa e estabelecer um orçamento real que possa ser dedicado à estruturação do Pacote de Incentivos, tendo em consideração que os benefícios devem ser mantidos a longo prazo.
De nada adianta oferecer uma lista de benefícios atrativos que em algum momento serão retirados devido a problemas financeiros. A retirada ou redução de um benefício gera um efeito extremamente negativo na credibilidade da empresa perante os seus colaboradores e, consequentemente, perante o mercado.
Por isso, a avaliação da viabilidade financeira é fundamental para evitar futuros prejuízos aos negócios em todos os aspectos. Se o orçamento for baixo, comece por pensar em parcerias e alternativas viáveis. Há muitos benefícios que não exigem um alto investimento, porém geram um alto impacto de satisfação na equipa. Podemos citar, como exemplos, os horários flexíveis, a possibilidade de home office e, até mesmo, premiações por resultados que mantêm a motivação e são relacionadas com os resultados positivos da empresa.
3 - Faça uma pesquisa de opinião
Realize uma pesquisa interna para ouvir os seus colaboradores e entender quais as suas necessidades e desejos atuais. As recompensas devem atender as necessidades básicas (estilo de vida e condição familiar) para que se sintam motivados a atingir as metas. Esta etapa também pode ser um bom momento para as empresas que já contam com um grupo de benefícios e gostariam de saber se os incentivos já aplicados satisfazem os colaboradores.
Outro ponto importante a considerar é o nível hierárquico. Um diretor comercial e um assistente administrativo, por exemplo, têm expectativas diferentes em relação ao pacote de incentivos oferecido e a empresa deve estar atenta a essa questão na hora de criar uma Política de Incentivos.
Envolver os colaboradores no processo de implantação da Política de Benefícios passa uma mensagem clara de que são importantes e valorizados, pois estão a ser incluídos nas decisões da empresa.
4 - Defina metas individuais e coletivas
O primeiro passo é definir as metas e objetivos da empresa, para, em seguida, definir quais desses objetivos se devem relacionar com o Programa de Incentivos. Esta é a melhor maneira de motivar os seus colaboradores a atingir os resultados que a sua organização precisa.
As metas individuais favorecem a autoconfiança, a disciplina, o comprometimento e o desenvolvimento pessoal e profissional de cada colaborador. Elas devem ser ambiciosas, mas ao mesmo tempo realistas e adaptadas ao cargo e experiência do funcionário. Já as metas coletivas são muito importantes para estimular um clima organizacional agradável e incentivar a integração e a colaboração entre as equipas.
Essas metas individuais e coletivas são complementares e favorecem a evolução gradual e constante da equipa dentro de uma empresa. Seguindo a linha da participação dos colaboradores na criação do Plano de Incentivos, esta etapa também é uma ótima oportunidade para envolvê-los. Os trabalhadores são os que possuem maior conhecimento da operação diária do negócio e sabem quais são as melhores formas para alcançar os resultados positivos esperados. Este formato participativo acaba por minimizar erros comuns cometidos pelos gestores, como estabelecer metas inalcançáveis que desanimam e desmotivam as pessoas.
5 - Pesquise o Pacote de Incentivos da concorrência
Saber o que está a ser praticado no mercado é uma excelente maneira de se manter mais atualizado, adquirir novas ideias e, principalmente, preparar-se para oferecer um Programa de Incentivos mais atrativo do que a concorrência.
Pesquisar as novas tendências pode, sem dúvida, ajudar a criar uma estrutura que melhore a experiência de trabalho da sua equipa. Se se coloca numa posição muito inferior ao seu concorrente será mais difícil atrair profissionais capacitados e evitar que os seus colaboradores optem por trabalhar num local onde sejam mais valorizados.
6 - Defina os incentivos e benefícios
Com tantas informações levantadas e pesquisadas é possível, finalmente, definir o Programa de Incentivos que mais se encaixe ao perfil da sua empresa e da sua equipa.
Conforme já falamos, a escolha dos incentivos deve ter como base o perfil dos colaboradores, as suas necessidades, o orçamento disponível e os objetivos da empresa. A partir das metas estabelecidas e das informações coletadas, é possível escolher o grupo de benefícios que melhor se adeque às necessidades do seu negócio.
Na hora de definir as recompensas é importante ter atenção para não ultrapassar as possibilidades. Um bom exemplo disso é atrelar o valor que será gasto com determinada recompensa à dimensão do aumento da produtividade, volume de vendas por período etc. Feito desta forma, o programa não vai representar investimentos superiores ao seu lucro.
Para iniciantes, recomenda-se iniciar com premiações mais simples e prémios menores para ter possibilidades de aumentar gradualmente com o desenvolvimento e sucesso do programa e a medição dos resultados que ele traz para a empresa.
Alguns exemplos
Muitas empresas têm investido em prémios que proporcionam experiências aos seus funcionários. Viagens, ingressos para espetáculos, cinemas, teatros e o vale-cultura são exemplos que proporcionam experiências positivas. Outros prémios, como aparelhos eletrónicos, podem ser simples, mas têm sido escolhidos como uma forma de lembrar constantemente o trabalhador da retribuição recebida, já que passam a fazer parte do quotidiano de quem recebe o prémio.
Na maioria das vezes, o motivo para optar por este tipo de recompensa é que esta dispensa encargos trabalhistas e, ao mesmo tempo, proporciona experiências diferentes aos colaboradores, muitas vezes envolvendo a família. Isto melhora a imagem do trabalhador perante a empresa e fortalece o vínculo de comprometimento.
7 - Comunicação é tudo!
Com as metas, recompensas e benefícios definidos, o seu programa de Incentivos está pronto para ser lançado. Agora é hora de informar e comunicar com a sua equipa e esta é uma etapa crucial para o sucesso do seu Programa de Incentivos.
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A comunicação deve ser simples, transparente e de fácil compreensão para todos os níveis da organização.
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Os indicadores e regras para o atingimento de metas precisam de ser claros e inteligentes, facilitando a supervisão das tarefas e o entendimento de todos.
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A Política de Incentivos com todas as informações necessárias deve estar disponível e de fácil acesso à consulta para todos os quadros da empresa que serão beneficiados.
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Os responsáveis pelo Programa devem estar sempre disponíveis para esclarecer eventuais dúvidas ou questionamentos e a equipa deve-se sentir confortável para consultá-los quando sentir necessidade
De acordo com o tamanho da empresa é ideal que a apresentação do Programa de Incentivos seja feita em grupos pequenos, de forma a que as pessoas se sintam confortáveis para tirar dúvidas, dar opiniões e propor ideias. O tipo de apresentação deve ser estruturado de acordo com a cultura da empresa. Se for uma empresa mais moderna e informal, a forma de introduzir o pacote de incentivos deve seguir a mesma linha.
8 - Forneça feedbacks com frequência e cumpra sempre com o combinado
O feedback é muito importante para garantir a continuidade do Programa de Incentivos. De nada adianta dedicar tempo para estruturar um excelente programa se não se preocupar com a continuidade dele.
Quanto mais eficiente for a gestão de feedbacks, melhores serão os resultados individuais e da equipa, já que o trabalhador sente-se amparado e suportado. O papel do líder é fundamental para garantir o sucesso dos feedbacks. Este deve proporcionar segurança e saber guiar a sua equipa para atingir os resultados da melhor forma possível. Também deve dar espaço para que o funcionário expresse a sua opinião e dê sugestões, de forma a estabelecer uma relação de confiança e motivação.
Os feedbacks são muito importantes para o crescimento profissional e motivação da equipa. As ações do funcionário que demonstrem envolvimento, dedicação e proatividade devem ser acompanhadas e elogiadas, de preferência quando acontecem e publicamente. Da mesma forma que as falhas devem ser corrigidas, de preferência em particular, para evitar constrangimentos perante os colegas.
Para garantir a credibilidade do sistema de incentivos, a empresa deve cumprir com aquilo que foi proposto e combinado dentro da Política de Incentivos. Quando se atingem as metas, os trabalhadores devem ser presenteados com aquilo que foi prometido, dentro do prazo estabelecido. Isto gera confiança e aumenta, ainda mais, a motivação das pessoas que percebem que a empresa leva a sério o bem-estar de suas pessoas.
9 - Comemore os resultados!
Celebre com a equipa! Organize pequenas comemorações no final do mês para reconhecer aqueles que trabalharam duro para atingirem os resultados, tire fotos para registrar a entrega das recompensas, faça um pequeno mural de elogios para os premiados, leve a equipa para um almoço ou um happy hour! Isto é uma forma excelente de motivar aqueles que atingiram os seus resultados e comunicar uma mensagem positiva aos que estão no caminho para atingirem as metas.
Por fim, deixo uma dica: continue sempre em frente! Atualize-se, continue a fazer pesquisas com a equipa para verificar as melhorias percebidas pelas pessoas, para entender a aceitação do programa. Pesquise as tendências, ouça as suas pessoas e mantenha-se comprometido em promover um ambiente acolhedor! Não há segredos! O importante é cuidar, valorizar e reconhecer.
Pessoas felizes e realizadas são a base do sucesso de qualquer organização.
