Estamos sempre a procurar algo que aumente a nossa produtividade, para que possamos usar todos os minutos a nosso favor, contudo, às vezes saímos do trabalho com o pensamento “hoje não parei um só segundo e mesmo assim não consegui terminar as minhas tarefas! ”, mas será que faltou alguma coisa (além de tempo)? Um dia tem 24 horas, isso não vai mudar – por mais que algumas pessoas quisessem que tivesse 48h, mas a maneira como usamos essas mesmas horas podem ser pensadas e planeadas com mais critério.
É por isso que hoje vamos falar sobre o processo de planeamento e execução do controlo consciente do tempo e das atividades, sim caros leitores, estamos a falar da famosa “Gestão de tempo”.
Como fazer a Gestão do seu tempo?
Alguma vez na vida deve ter ouvido falar em Gestão de Tempo, o termo é muito comum nas organizações, no entanto, é quase como ter uma alimentação saudável, as pessoas sabem que é preciso, que faz bem à saúde e à boa disposição e, mesmo assim, adia sempre para segunda-feira que nunca – ou quase nunca - chega. O que quero dizer é que mesmo sabendo que é uma ferramenta que facilita o nosso dia, que proporciona mais organização, menos trabalho, mais tempo livre, menos surpresas e mais tarefas executadas, algumas pessoas não fazem essa gestão. Então, para facilitar a vida de quem quer aprender a gerir e ser dono do seu próprio tempo, deixo-lhe algumas sugestões de como o fazer:
Planeie a sua semana
Comece por planear a sua semana – há pessoas que optam por começar a planear ao domingo, nada mal uma vez que é o primeiro dia da semana. Contudo, eu prefiro fazer sempre à segunda de manhã, quando chego ao trabalho a primeira coisa que faço é preparar e planear a minha semana.
Estabeleça prioridades
Faça uma lista de todas as atividades e estabeleça prioridades. Escreva um plano semanal, liste tudo o que é importante realizar naquela semana, depois passe para o plano diário. Esta é uma excelente maneira de manter o foco nos objetivos mais importantes e que são de curto prazo.
Na definição de prioridades na gestão de tempo é bastante comum utilizar o Sistema ABC de prioridades, que está disponível para descarregar no telemóvel. O Sistema é composto por 3 níveis de prioridade:
Prioridade A: É aquela tarefa que precisa de ser feita imediatamente, pois é de importância crítica.
Prioridade B: É aquela tarefa que é importante, mas que não precisa de ser feita imediatamente. É importante, mas menos sensível no que ao prazo diz respeito.
Prioridade C: É aquela em que não existe urgência, mas que deve ser feita.
Definir prioridades não é fácil, mas este sistema pode facilitar o processo, pois no ambiente de trabalho tudo parece urgente e importante, principalmente porque nos dias de hoje quase tudo é para ontem! Então, saiba que: urgente é tudo aquilo que se não for resolvido imediatamente (ou o quanto antes) tem potencial de causar problemas e tornar-se prejudicial à imagem e reputação da marca/empresa, já o que é importante é tudo aquilo que tem potencial de gerar resultados.
Tenha uma agenda
Este bom e velho acessório não está em desuso. Há quem prefira à moda antiga e tenha uma agenda física, aquelas semanais são muito boas, pois conseguimos visualizar como será toda a nossa semana, a parte não tão fixe é que essa agenda pode ser esquecida em algum lado e perder todo o seu planeamento e contactos de clientes, muito chato! Contudo, graças às tecnologias temos agendas digital! A do Google é muito boa e pode levar consigo para todo o lado, além de ser mais ecológica para o ambiente.
Agrupe as tarefas
Tente agrupar as tarefas semelhantes. Separe um bloco de tempo para fazer todas as chamadas ou responder aos e-mails, por exemplo, ao invés de intercalar um e-mail, uma SMS e uma chamada. Esta estratégia ajuda a economizar tempo e manter o foco.
Evite distrações
Eu sei que dar uma olhadinha nas redes sociais alivia um bocado o stress, que tal fazer isso no horário de pausa? Quantas vezes no seu dia já recebeu uma notificação e ficou na tentação de visualizar “somente aquilo” e de repente... já lá foram 10 minutos! Para ajudar a manter o foco, tire as notificações do telemóvel ou coloque em modo voo, não deixe as redes sociais e o e-mail aberto no PC, a não ser que o seu trabalho exija que estejam abertos. Assim, pode aproveitar melhor o seu tempo.
Não procrastine
Siga o planeamento, não procrastine! Sabe aquela tarefa que nem é urgente nem importante, que na verdade é chata, mas tem que ser feita, no entanto é deixada todos os dias “para amanhã”? No final de uma semana teríamos uma “pilha” de tarefas para serem realizadas, que se acumulam com outras tarefas que até podem ser menos urgentes, mas importantes.
Defina prazos
Para evitar a procrastinação é essencial definir prazos, estes têm que ser realistas, exequíveis e mantidos (não adiar os prazos). Se a tarefa for mais complicada (ou simplesmente não gosta dela) comece a trabalhar pela manhã ou no início do seu horário de trabalho, se for o caso, até pode combinar com um colega para o ajudar, e porque não adotar um sistema de recompensa pelo trabalho feito? Um chocolatinho depois da atividade até sabia bem (comigo funcionaria).
Não acumule tarefas
Assim tocamos noutro ponto sensível que é o de não acumular tarefas! Não é nada bom ter tarefas acumuladas. Caso surja uma tarefa urgente que vai levar pouco tempo a ser feita, como uma chamada ou um e-mail faça-o na hora, não deixe acumular, se perceber que a chamada pode demorar um pouco mais ou o e-mail precisa ser trabalhado, planeie! Marque no seu bloco de tempo para o fazer e cumpra o prazo, não passe mais uma tarefa para o dia seguinte.
Evite fazer multitarefas
A sensação que temos é que quando estamos a fazer 2 ou 3 tarefas ao mesmo tempo estamos a dar respostas mais rápidas aos objetivos/metas, quando na verdade a multitarefa reduz em 40% a produtividade (para quem tiver interesse em ler o estudo chama-se Neural mechanisms for integrating consecutive and interleaved natural events). Podemos dizer então que: produz mais quem faz uma tarefa de cada vez.
Faça pausas
Por fim e não menos importante, faça pausas, recarregue as energias! Se for o caso, dê uma volta, tome um café ou beba um copo de água, aproveite para ver o telemóvel e volte ao trabalho! Afinal, as tarefas não se fazem sozinhas.
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