“Encare a realidade como ela é hoje, não como foi um dia ou como deseja que seja.”
Jack Welch, escritor e empresário.
O início do ano de 2020 está a pregar-nos uma partida! Ninguém contava em viver o que se vive hoje. A crise sanitária é mundial, por isso a OMS classificou-a como pandemia. A COVID-19 mudou a forma de trabalhar de muitas empresas do mundo todo.
É verdade que já se falava em teletrabalho que, Segundo a Organização Internacional do Trabalho (OIT), é "a forma de trabalho realizada em lugar distante do escritório e/ou centro de produção, que permita a separação física e que implique o uso de uma nova tecnologia facilitadora da comunicação”, dando foco às principais vantagens em aderir a esta modalidade de trabalho. Por exemplo, as empresas de TI estão mais familiarizadas a trabalhar desta forma, mas, e os outros segmentos do mercado será que estão? Como será que os gestores e líderes de equipas estão a reagir a este novo cenário?
Separei algumas dicas para as lideranças que não estão familiarizados com o teletrabalho, pois não basta aplicar os métodos do modelo tradicional de trabalho com a sua equipa, é preciso ajustar e estar atento a algumas especificidades para que consigam gerir as suas equipas de forma eficiente, mesmo estando distantes.
Confiança na equipa
Começaremos, então, pela base de toda a relação, a confiança! O gestor deve confiar nas pessoas que fazem parte da organização. Ser controlador, tentar vigiar cada passo que o colaborador possa dar significa que irá ter de despender muita energia (e tempo), além de poder gerar conflitos e reduzir a produtividade. Não é isso que se pretende, pois não? O gestor deve construir uma relação de confiança com os membros da equipa, se isso já acontecia antes de todos irem trabalhar a partir de casa, ótimo! Só tem que manter essa relação, no entanto, se não acontecia, é melhor começar a pensar em estratégias que possibilitem a construção dessa relação.
Conheça bem as pessoas que trabalham contigo
Um bom gestor/líder tem que saber os pontos fortes e os pontos de evolução das pessoas que fazem parte da sua equipa. É importante saber ouvir o que os seus colegas têm a dizer, mas também fazer perguntas para tentar, de certa forma, conhecê-los melhor. Por exemplo, numa reunião por videoconferência, não se foque apenas no andamento dos trabalhos, se os prazos já foram ou não cumpridos, procure saber sobre os desafios que este trabalhador teve para o fazer e/ou as motivações que poderá ter tido. Aproveitar também para conversar informalmente, separe uns minutinhos para falar de assuntos que não tenham que ser necessariamente sobre o trabalho, como “se está a ser fácil trabalhar com a família toda em casa” ou “se consegue realizar as compras da semana online”, conversas do dia-a-dia, podem parecer uma perda de tempo, mas não são, muito pelo contrário, trata-se de um investimento. O colaborador sentir-se-à mais envolvido e estreitarão, ainda mais, os laços dessa relação laboral.
Defina metas e prazos
Trabalhar a partir de casa pode ser algo novo para muitos trabalhadores, o que requer um tempo para se adaptar, mas também é importante que o gestor esteja pronto para orientá-los. Definir metas de curto e médio prazo para os trabalhadores pode aumentar a produtividade, demonstrando clareza no que tem que ser feito, o foco estará voltado para a entrega do trabalho, e não na quantidade de horas trabalhadas. Os gestores têm que estar disponíveis para, em conjunto com as equipas, definirem metas claras (ajustar, caso seja necessário) e estabelecer prazos que sejam exequíveis, não só a nível individual, mas também para o grupo, é importante que se sintam parte de um todo. Fazer um cronograma de reuniões, com certa periodicidade, como, por exemplo, uma vez por semana, pode ajudar no acompanhamento da equipa.
Utilize ferramentas para facilitar o trabalho
Se a equipa já utilizava ferramentas online no escritório, no teletrabalho elas são indispensáveis, pois torna a equipa mais eficiente e produtiva. Há imensas ferramentas que podem ser utilizadas para gestão de projetos, gestão do tempo, organização e compartilhamento de arquivo, para videoconferência, para chat.... É sentar e selecionar quais delas serão úteis para equipa. Posso dar alguns exemplos, uma ferramenta que pode ajudar na comunicação interna da equipa é o Skype, pois tem chat e chamadas de áudio e vídeo, nele também tem a funcionalidade de criar grupos, ou de gravar a chamada (caso seja necessário); outra ferramenta útil, para partilhar a informação ou fazer colaboração em tempo real num mesmo projeto, é o Google Drive. Como vê, não falta tecnologia que possa ajudar a gerir de maneira mais eficiente a equipa.
Comunicação
Durante o artigo a comunicação esteve sempre presente, pois é um dos pontos fulcrais para que as equipas funcionem bem. Criar canais que facilitem esta comunicação é mais uma das responsabilidades dos gestores, sejam eles de comunicação/partilha da informação ou de comunicação interpessoal. Nas reuniões por videoconferência, por exemplo, pedir que todos tenham as câmaras ligadas, este gesto pode fortalecer os laços entre os membros da equipa e facilitar a comunicação, afinal, é cara-a-cara, mesmo que não seja presencial. O professor de comportamento organizacional Mark Mortensen, refere no artigo da Harvard Business Review, que todo o gestor tem que dedicar um esforço extra para cultivar uma dinâmica positiva na equipa, de modo a que todos se sintam conectados. A distância pode criar uma sensação de falsa harmonia, deve ficar atento e trabalhar para resolver os conflitos, sendo assertivo com inteligência emocional, mesmo a trabalhar em home office, a comunicação tem que ser fluida e transparente.
Se é gestor/líder e tem que estar preparado para gerir a sua equipa em teletrabalho, potencialize os seus pontos fortes e desenvolva os seus pontos de evolução, com um consultor Alento no serviço de consultoria online. Aprenda estratégias para agir com inteligência emocional e promover a motivação e a produtividade da sua equipa, mesmo distante estará por perto. A sua equipa precisa de si e nós podemos ajudar.
